Bon, ça prend forme ! 👍🏻
Ça y est, tu as réussi à t’extirper des réunions inutiles. Quand les collègues ont vu que c’était possible, eux aussi ont commencé à jouer la carte de la résistance passive. Du coup, le nombre de réunions inutiles est en chute libre. En revanche, les réunions qui restent sont devenues plus efficaces, grâce aux hacks que tu as introduits. Bien bien.
Mais il reste un dernier problème avec la réunion: on pourrait l’optimiser encore un peu plus, pour faire d’une pierre deux coups. Rendre la réunion plus productive ET s’occuper de sa forme en même temps ? C’est possible !
D’abord, il y a les statistiques, formelles: rester assis, 8h, 9h, 10h par jour, ça nous tue. Littéralement. La sédentarité augmente significativement les risques de certains cancers, les maladies cardiovasculaires, l’obésité. Et le pire, c’est que ces risques augmentent même si on fait du sport. Augmenter l’activité physique ne suffit pas, il faut réduire le temps passé assis.
Quel rapport avec la réunion ?!
Certes, on peut demander à son boss un “standing desk”, un bureau assez haut pour pouvoir y travailler debout. Mais avant de remplacer tout le mobilier de bureau, il y a un hack simple, rapide et peu coûteux : faire les réunions en marchant.
Pardon ?! Oui oui. Les “walking meetings” sont à la mode outre-Atlantique (Steve Jobs était un grand fan, Mark Zuckerberg a repris l’idée), et il s’avère qu’ils ont tout un tas d’autres avantages. Non seulement on en profite pour ne pas être assis et faire un peu d’exercice, mais en plus la réunion elle-même est plus efficace !
Comment ?
D’abord la marche, c’est prouvé (par l’université de Stanford, rien de moins), augmente la créativité. Nietzsche lui-même, qui adorait les longues promenades-méditations, ne mâche pas ses mots: “Être cul de plomb, voilà par excellence le péché contre l’esprit ! Seules les pensées qu’on a en marchant valent quelque chose.” (Crépuscule des idoles) Et, autre avantage, les gens sont plus concentrés : ils ne tournent pas autour du pot, ils vont directement à l’idée principale.
Parfait aussi pour égaliser les relations hiérarchiques ou faciliter les conversations difficiles: comme on ne se regarde pas dans le blanc des yeux mais qu’on laisse son regard aller devant soi, l’ambiance est moins à la confrontation. On est moins tendu, moins focalisé sur ce que les autres vont penser de nous. Donc on récapitule: plus de créativité, plus de focus, plus de sincérité. Il devient urgent d’essayer !
Mais on fait comment ? Et ma présentation PowerPoint, je vais la projeter sur quoi ?!
Déjà, tu ne devrais plus être aussi dépendant de ton PowerPoint grâce au hack #8. Ensuite, effectivement il va falloir s’organiser un peu:
1. Choisir un lieu. Le parc du coin, les jardins de l’immeuble de bureaux, le campus de la fac… Mieux vaut choisir un environnement où on peut se balader, plongé dans ses pensées sans risquer de se faire renverser, et sans bloquer toute la largeur du trottoir.
2. Limiter le nombre de participants. Parler en marchant quand on est 16, c’est difficile. Mais si tu as suivi ces hacks, tu sais qu’il n’y a pas besoin de convoquer tout le monde à la réunion : uniquement ceux qui doivent vraiment, absolument être là. Donc organiser une réunion-promenade peut aussi être un moyen de recentrer la liste des participants en n’invitant que ceux dont la présence est indispensable.
3. Choisir un trajet. Ce serait dommage de terminer la réunion loin du bureau, dans un endroit sans transports, il va falloir refaire tout le chemin en sens inverse ! Donc on prévoit une boucle qui nous ramène au point de départ. Ici aussi, la contrainte est un bonus : on limite la longueur de la réunion, et quand on se retrouve au point de départ, la réunion est finie. On ne traîne pas en longueur. Si la boucle est un peu courte, rien n’empêche de repartir pour un tour et de faire autant de tours qu’on en a besoin.
4. Prévoir des chaussures adaptées !
5. Faire des pauses-exposés. On peut s’arrêter pour une présentation, puis repartir pour en discuter.
6. Et la prise de notes ? On peut emporter un dictaphone ou utiliser l’app dictaphone sur son smartphone pour s’assurer de ne rien perdre de ce qui se dit. On peut déléguer la prise de notes à l’un des participants, sur une tablette ou un smartphone. On peut aussi garder les cinq dernières minutes de la réunion pour faire le point, et limiter la prise de notes à ces cinq dernières minutes.
Plus d’inspiration:
Harvard Business Review: How to do walking meetings right
TEDTalk : Nilofer Merchant: Got a meeting? Take a walk! (VOST en français)
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