Tu as déjà éliminé les réunions inutiles. Mais il reste les réunions utiles (ou, hum, pas éliminables…). Les réunions, c’est bien quand c’est productif, qu’on sait où ça va, qu’on a un objectif clair et qu’on échange des informations à valeur ajoutée, plutôt que d’occuper l’antenne en débitant au kilomètre des sigles, des acronymes et du jargon pour cacher qu’on n’a rien à dire.
Mais bon, arrêtons de taper sur ces pauvres réunions. Les réunions réussies, dont on sort énergisé plutôt que vidé, ça existe ! Il suffit de trouver les hacks qui marchent.
1. La réunion doit commencer et finir à l’heure
Une approche drôle peut consister à choisir des horaires “de train” : la réunion commence à 10h12 et finit à 10h53.
De quoi fausser l’horloge interne des éternels retardataires, pour qui “et quart” signifie “en gros jusqu’à vingt-cinq” et “la réunion commence à la demie” signifie “à la demie, je lève le nez de mes emails avec le pressentiment désagréable qu’on m’attend quelque part, mais où ?”
De quoi aussi éviter les horaires quantiques qui nécessitent d’être à deux endroits en même temps: un rendez-vous qui finit à 10h et une réunion qui commence… à 10h. De préférence dans un autre bâtiment, bien entendu.
2. Choisis un leader et une question (une vraie question !)
Mettre l’équipe au courant des derniers développements ne doit pas durer plus de deux minutes, et mieux vaut écrire un email pour ça (ou un update sur le réseau social interne !)
Choisis un leader qui sera chargé de garder la réunion sur les rails avec douceur et fermeté, et choisis une seule question sur laquelle cogiter: en étant obligé de définir un problème spécifique qui a besoin d’être résolu, on concentre ses efforts.
Et choisir une question, ça veut dire formuler une véritable question: une phrase interrogative brève qui se termine par un point d’interrogation. Pas une note vague comme « Check-in sur le projet machin », mais « Dans le projet machin, comment fait-on pour …? » ou « Quels moyens a-t-on à notre disposition pour réaliser …? »
3. Accordez-vous des temps de réflexion silencieuse
Une réunion peut vite dégénérer si les participants se sentent obligés de répondre du tac-au-tac pour montrer qu’ils sont au taquet. On se retrouve à parler à tort et à travers juste pour essayer de prouver qu’on contribue.
Instaure un time-out de cinq minutes, au début de la réunion et à chaque fois que quelqu’un pose une question importante : le temps de rassembler ses pensées, de se poser, de sortir d’un état d’esprit réactif où on parle plus vite qu’on ne pense.
Tourner sept fois sa langue dans sa bouche n’augmente pas le risque de devoir la donner au chat, bien au contraire.
👉 Les recherches de Daniel Kahneman prouvent que l’idée qui nous vient à l’esprit en premier est rarement la meilleure. 😏 Mieux vaut attendre que la deuxième ou la troisième idée aient le temps d’arriver : elles sont souvent moins triviales et plus intéressantes, et on risque moins de tomber dans le panneau des biais cognitifs.
Plus d’inspiration : Comment rendre une réunion efficace ?
Modern Meeting Standard — How to Run an Effective Meeting
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